사무실 정기청소 청소용역에 대하여...!!(업체 선정 기준, 서비스 범위 설정, 비용 관리 방안 등등)

오늘은 지금까지 미뤄뒀던 청소용역과 관련하여 내용 정리를 해보려고 합니다.

어떻게 청소용역을 맡기고 있고, 거기에 한번 더 고민해봐야할 내용들을 짚고 넘어가려구요!!

사실은 내용이 워낙 방대한 영역이라 하나하나씩 풀어가려고 합니다!!

현재의 비즈니스 흐름을 보다보면 용역(=아웃소싱 / outsourcing) 서비스를 생활 속에 많이 접하게 되는데요.

하기로는 간단하게 '용역'이라는 단어로 설명을 드릴께요.

여기에서 기업들은 첫번째 고민을 하게 됩니다!!

그럼 어떤 업무를 용역에 맡기고 어떤 업무를 우리 조직에서 진행을 할 것이냐??

모든 회사에는 공통적으로 기본적인 업무들이 있고, 전문적인 분야가 있기 마련 입니다.

제가 이전에 속한 조직은 영업과 서비스를 전문적으로 하는 회사 였습니다.

그렇다면 이외의 업무는 어느 조직에서도 공통적인 업무들이라고 볼 수 있습니다.

당연히 용역 서비스가 가능한 영역은 공통업무가 대상이 될 수 있죠.

여기서 중요한 점은 '비핵심 업무(공통업무)는 용역 서비스가 가능하다' 입니다!!

다시말해, 핵심 업무 외에는 전문가 집단에게 용역 서비스를 주고

회사의 핵심 업무 효율성 향상 및 비용 관리를 실천한다!!

용역 서비스에서 가장 중요하다라고 전달 드리고 싶네요.

우리도 이렇게 스마트하게 일하고 싶자나요!!

노트북도 켜고 핸드폰으로도 업무를 보면서 효율적으로 일하는 모습이요!!

비핵심 업무들은 다 빼버리고 우리가 해야할 일들만 하면서요!!

이제 우리가 용역 서비스를 맡길 업무를 정하였다면, 두번째로 누구에게 맡길 것인가 입니다

우리들에게는 비핵심 업무이지만 반드시 진행을 누군가 해야 하는 것이지요!!

그렇다면 우리들보다 훨씬 전문가 집단에게 맡기는 것이 당연한 수순입니다.

비핵심 업무는 워낙 다양한 범위이다 보니, 청소영역으로 한정을 지어서 소개를 드릴께요.

근래 유심히 보시면 청소뿐만 아니라, 경영/총무/재정/HR(모두 회사의 공통업무)까지

다양한 분야로 용역서비스가 넓어지고 있습니다.

핵심인 청소업체 선정 기준을 위한 진행 방식을 한번 살펴보고 거기에 맞춰 한번 더 설명을 드릴께요.

1. 청소용역 범위(물리적 범위 설정, 청소 수준 설정, 서비스 진행(방문) 횟수 선정) 선정
2. 업체 미팅(현장방문)
3. 용역 범위 확정(견적)
4. 청소업체 선정
5. 서비스 진행

진행 내용을 간단하게 작성은 하였지만, 이 안에는 수많은 업무가 또 산재해 있습니다.

범위는 어떻게 설정할것이며,

업체는 어디랑 미팅을 해야 할 것이며,

미팅도 해야 하고,

선정을 위한 평가도 해야하고

청소업체와 최종 조율도 해야하고,

서비스가 시작되면 잘되고 있는지 확인되 해야하고....

비핵심 업무를 용역 맡기려는데 일이 더 늘어나서 야근하고 스트레스 받는 느낌이 팍팍 듭니다!!

(사실 저도 같은 입장이다 보니 너무나 이해가 되네요!!)

여기서 잠깐!! 이런 일련의 업무까지도 내가 하는게 맞을까? 의문이 들게 됩니다.

사실 청소라는 영역을 보자면 너무나도 일상적인 것들이라 다들 잘 알고 있다고 판단을 하겠지만

전문가 관점과는 차이가 많이 날 수 밖에 없죠!!

여기에서 아주 중요한 업체 선정 기준이 나오게 됩니다!!!

위에 표처럼 진행하고 계시진 않았나요??

대부분의 기업에서는 담당자분들께서 어떻게 진행을 해야겠다!!라는 결정을 하시고

요구사항에 맞춰 청소업체들은 견적제시!! 그다음 비교적 저렴한 곳으로 업체 선정!!

물론 상기 진행이 잘못되었다!! 라고 표현하고 싶지는 않습니다.

대부분은 다들 이렇게 진행을 하고 있고, 또 어떤 업체도 이런 방식을 벗어나서

고객에게 필요한 최적의 서비스를 맞춤 제안을 하고 있지 않으니까요!!

여기서 가장 큰 문제점이라고 볼 수 있는 것은 바로 서비스 진행 시에 나타날 수 있습니다.

어렵게 청소용역 업체를 선정하였으나,

지속적인 서비스 품질 이슈는 발생되고 있고,

업체와의 커뮤니케이션은 잘 안되고,

요청사항들은 무시되기 일수이고,

청소범위가 명확하지 않아 추가 청소는 무조건 비용을 내라고 하고,

단가가 맞지 않는다며 서비스 중단을 이야기하고,

이제와서 다른 업체를 다시 알아보려면 또다시 업무가 증가하고...

결국은 서비스 계약기간 동안에 지속적인 이슈와 트러블이 발생하게 됩니다.

업체 선정에도 일정 기간이 소요되지만,

사실 선정 기간 보다 더 긴 기간동안 청소용역 서비스를 받는다는 것이죠.

(조금더 시간이 들어도 제대로된 업체를 선정해야 하는 포인트!!)

핵심 업무에 집중하기 위해서 비용을 지불하고 용역 서비스를 받고 있는데,

업무는 줄지 않고, 비용은 발생되고 있고, 서비스 품질은 불만인 상태가 지속되고 있는거죠!!

제대로된 용역 서비스를 받지 못하고 있죠!!

그렇다면 어디서부터 잘 못 되었을까요?? 어딜 바꿔야만 제대로된 용역서비스를 받을 수 있을까요?

옛말에 첫 단추를 잘 끼워야 된다!! 라는 것처럼

첫번째 단계 부터 바꿔야 합니다.

전문 업체에서 고객의 서비스 범위를 현장 방문을 통해서 근거에 의한 분석 결과들을 산출하고

그 결과를 바탕으로 최적의 서비스를 디자인해서

다시 최적의 서비스로 비용관리를 하고

운영 프로세스를 만들어 IT 기반으로 관리한다!!

진행하시는 고객 담당자분들은 전문화되고 체계적인 선정 프로세스를

전문업체에서 제공하는 그대로 받아보시고 최종 판단만 하시면 되는 겁니다!!

처음 단계부터 전문성을 높이고 객관적 근거에 기반한 최적의 서비스를 디자인해서 관리하니 기존에 문제들이

대부분 사라질 것으로 판단 합니다. 지금까지 그래왔으니까요!!

1. 업체 선정을 위한 업무는 줄어들고
2. 전문성은 높아지며
3. 객관적 분석에 근거한 최적의 서비스안을 제공 받으며
4. 효율적인 비용 관리가 가능해지고
5. 서비스 품질이 높아지고
6. 청소업무 관리의 편의성은 강화

이렇게 바뀔 수 있습니다!!

그럼 어떻게 업체를 선정 해야 할지 다들 눈치 채셨을 거라고 믿고 있습니다.

(뭐지? 뭐지?? 뭐가 다르지??? 저한테 연락 주시면 상세히 설명 및 안내 드립니다!!)

상기 내용들은 비단 사무실에 국한된 이야기는 아닙니다.

모든 업종과 관계 없이 청소 용역이 필요한 곳이라면,

사무실/공장/학교/병원/학원/카페/대중시설 등등 어디든 동일하다고 말씀드립니다.

저희 연구소와 동행하신다면 지금까지와는 다른 서비스를 제공 해드릴 것을 약속 드립니다!!